Engagements EMMA :

Tourisme responsable
Votre évènement éco-responsable
Nous vous donnons l'opportunité d'inscrire votre évènement dans cette démarche éco-responsable en vous proposant des actions simples :
- Restauration : nos traiteurs référencés vous proposent des pauses et des menus respectueux de l'environnement en utilisant des produits de saison, en favorisant les circuits courts ou encore en choisissant des produits bios.
- Transport : la proximité géographique des sites nous permet de vous offrir des solutions de circulation douce intra station : circulation à vélo ou en rosalie, balade les pieds dans l'eau pour rejoindre votre hébergement, transport en petit train.
De même, nous pouvons organiser vos navettes collectives à partir de l'aéroport de Nantes ou des gares TGV.
- Evènements : adaptation des standards de l'éco-évènement à vos incentives : pas d'activités motorisées (ou utilisation de moteurs électriques), déchets et nuisances sonores réduits, sensibilisation aux milieux naturels,...

Engagements de service :

Odysséa services est votre interlocuteur unique pour organiser vos évènements côté "affaires" et côté "loisirs". Certifiée ISO 9001 depuis 2002, une équipe de 30 permanents veille à toujours être à votre écoute en fonction de vos objectifs.

Afin de vous garantir une qualité de service, nous nous engageons sur les points suivants :

Avant la manifestation :

1- Disposer d’une information en ligne sur l’offre « Tourisme d’affaires »
2- Répondre sous 48 heures à une demande de disponibilités
3- Fournir une information sur les hébergements référencés
4- Référencer et évaluer les prestataires
5- Proposer une liste de traiteurs
6- Adresser un devis conforme en termes de contenu et de délai
7- Fournir un devis détaillé (location de salles, hébergement, petits déjeuners, autres prestations avec TVA)
8- Remettre une documentation technique
Proposer un dossier destination au client
9- Fournir des informations sur les modalités de transport durant toute la durée du congrès
10- Fournir des informations sur les modalités de parking
11- Fournir un contrat précisant les responsabilités des différentes parties (réservation, paiement, règlement,…)

Pendant la manifestation :

1- Faire le point avec le client en début de manifestation (vérification du nombre de personnes attendues, horaires des pauses et repas, des animations et confirmation des menus, besoins en matériel, organisation générale sur place,…)
2- Désigner un correspondant unique (avec capacité de décision) pour répondre aux demandes du client
3- Assurer une bonne coordination entre le personnel et l’organisateur
4- Informer systématiquement le client du coût des prestations complémentaires
5- Définir et maintenir en permanence la compétence requise pour le personnel technique
6- Prise en compte immédiate en cas de problème.

Après la manifestation :

1- Facturer les prestations selon les engagements contractuels réciproques
2- Assurer un débriefing en fin de manifestation
3- Mesurer la satisfaction de l’organisateur
4- Répondre aux réclamations sous 8 jours

Le Palais des Congrès est membre du réseau Vendée Events.